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CPAD e eliminação de documentos

Publicado: Segunda, 16 de Novembro de 2020, 20h11 | Última atualização em Quinta, 09 de Junho de 2022, 11h05 | Acessos: 423

A COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD) tem um papel fundamental na condução da avaliação e da seleção de documentos. É por meio destas ações que são identificados os documentos destinados à eliminação e seus prazos de guarda. Expirado os prazos prescricionais e precaucionais, estes podem ser incluídos em um processo de eliminação de documentos públicos de forma legal, autorizado pela CPAD e aprovado pela Alta Administração da instituição. (Mais informações, ver "O que é a CPAD?").

A primeira Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Cefet-RJ foi instituída pela portaria Nº 009 de 08 de janeiro de 2007.

No entanto, desde sua primeira formação, esta comissão vem se modificando e se adaptando ao dinamismo do Cefet-RJ. Com a movimentação de servidores, e mudanças institucionais, de tempos em tempos, a CPAD passa por processos de reestruturação e reconfiguração de seus membros.

Assim, em 14 de setembro de 2015, houve uma nova constituição da CPAD, através da Portaria Nº 1.377 e em 29 de maio de 2017, a Portaria Nº 573 designou novos integrantes. Atualmente com a saída de servidores da comissão, por processos de redistribuição, permuta, etc., a mesma está em novo processo de reconfiguração.

 A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Para ser legal, como fazer a eliminação de documentos?

No dia a dia de nosso trabalho, muitos documentos são gerados, expedidos, enviados, recebidos. E sabemos que não temos espaço suficiente para guardar toda essa documentação. Então o que fazer?

Para começo de conversa, podemos adiantar aquilo que NÃO podemos fazer:

Não podemos jogar fora documentos públicos, sem que estes passem antes, por um processo de avaliação e seleção, orientado e autorizado pela CPAD.

 

Você sabia que cada documento possui um “tempo de vida” e que nem todos os documentos precisam ser guardados “para sempre”?  

Nós chamamos esse tempo de “prazo de guarda” do documento. 

 

Então, como saber a temporalidade dos documentos e se eles podem ser eliminados ou não?

Para nos ajudar nesta tarefa nós contamos com instrumentos muito eficazes, que nos informam a classe e a temporalidade dos documentos das atividades MEIO e FIM da Administração Pública Federal: 

Código de classificação e a Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal. Código de classificação e a Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES)

 

O Código de Classificação (Código + Descritores) apresenta de forma esquematizada o contexto de produção dos documentos, divididos em classes, subclasses, etc., espelhando as funções e atividades da instituição.

O “Código de classificação e a Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos a atividades-MEIO do Poder Executivo Federal” foi elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), publicada sua atualização por meio da PORTARIA Nº 47, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2020. 

 

Na Tabela de Temporalidade constam os prazos de guarda ("tempo de vida") dos documentos e seu destino, isto é, se o documento deve ser preservado permanentemente ou se pode ser eliminado, depois de cumprir seu prazo de vigência.  

 

O processo de eliminação só pode ocorrer, portanto, após a classificação e avaliação dos documentos, seguindo os instrumentos acima mencionados. 

Aqueles que já cumpriram seu prazo de guarda, indicado na tabela de temporalidade, e que não são de guarda permanente, podem iniciar o processo de avaliação.

Vamos ao passo a passo?                      

1º Passo  Entrar em contato com o Arquivo Geral para receber orientações sobre os códigos de classificação e a avaliação dos documentos do setor.
2º Passo  Preencher a Listagem de Eliminação de Documentos. A listagem poderá ser baixada na aba “Formulários” do ARQGE.
3º Passo  A listagem é submetida a CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos) para aprovação. Se houver a necessidade de algum ajuste, ela retorna ao setor para que os mesmos sejam feitos.
4º Passo  A listagem é encaminhada ao Diretor Geral e submetida ao Conselho Diretor para aprovação. (Decreto nº10.148, de 02/12/2019, Art. 9º, V).
5º Passo  Após aprovação é publicado um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União informando acerca desta eliminação. Após publicação, divulga-se no site da instituição para ciência de todos. Este procedimento visa dar transparência ao processo.
(Resolução CONARQ nº44, de 14 de fevereiro de 2020, Art. 3º.)
6º Passo  Cumprido o prazo de 30 a 45 dias, e se não houver manifestação de interesse é feito um Termo de Eliminação de Documentos, que registra informações da eliminação, com dados como data, quantidade de documentos, etc. O material sai do setor direto para firmas de reciclagem conveniadas com o Cefet/RJ para que os documentos sejam destruídos e descaracterizados. (Resolução CONARQ nº 40 de 09 de dezembro de 2014, Art. 4º).

 

ATENÇÃO: Diante do despacho/decisão judicial no âmbito da AÇÃO CIVIL PÚBLICA Nº 5006596-71.2022.4.02.5101/RJ, que "Determina suspensão de eliminações de documentos públicos realizadas com base nos procedimentos do Decreto nº 10.148/2019, até ulterior decisão", as ações de da CPAD em relação a eliminação de documentos está suspensa temporariamente. 

Caso o trâmite da eliminação de documentos, descrito acima, sofra alterações, após o julgamento da questão, faremos as devidas atualizações. 

 

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