CPAD e eliminação de documentos
A COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD) tem um papel fundamental na condução da avaliação e da seleção de documentos. É por meio destas ações que são identificados os documentos destinados à eliminação e seus prazos de guarda. Expirado os prazos prescricionais e precaucionais, estes podem ser incluídos em um processo de eliminação de documentos públicos de forma legal, autorizado pela CPAD e aprovado pela Alta Administração da instituição. (Mais informações, ver "O que é a CPAD?").
A primeira Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Cefet-RJ foi instituída pela portaria Nº 009 de 08 de janeiro de 2007.
No entanto, desde sua primeira formação, esta comissão vem se modificando e se adaptando ao dinamismo do Cefet-RJ. Com a movimentação de servidores, e mudanças institucionais, de tempos em tempos, a CPAD passa por processos de reestruturação e reconfiguração de seus membros.
Assim, em 14 de setembro de 2015, houve uma nova constituição da CPAD, através da Portaria Nº 1.377. Em 29 de maio de 2017 e em 30 de julho de 2018 foram feitos novos ajustes na comissão, publicados por meio das Portaria nº 573 e nº 922, respectivamente. Atualmente com a saída de servidores da comissão, por processos de redistribuição, permuta, etc., a mesma está em novo processo de reconfiguração.
A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Para ser legal, como fazer a eliminação de documentos?
No dia a dia de nosso trabalho, muitos documentos são gerados, expedidos, enviados, recebidos. E sabemos que não temos espaço suficiente para guardar toda essa documentação. Então o que fazer?
Para começo de conversa, podemos adiantar aquilo que NÃO podemos fazer:
Não podemos jogar fora documentos públicos, sem que estes passem antes, por um processo de avaliação e seleção, orientado e autorizado pela CPAD.
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Você sabia que cada documento possui um “tempo de vida” e que nem todos os documentos precisam ser guardados “para sempre”?
Nós chamamos esse tempo de “prazo de guarda” do documento. |
Então, como saber a temporalidade dos documentos e se eles podem ser eliminados ou não?
Para nos ajudar nesta tarefa nós contamos com instrumentos muito eficazes, que nos informam a classe e a temporalidade dos documentos das atividades MEIO e FIM da Administração Pública Federal:
| Código de classificação e a Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal. | Código de classificação e a Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) |
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O Código de Classificação (Código + Descritores) apresenta de forma esquematizada o contexto de produção dos documentos, divididos em classes, subclasses, etc., espelhando as funções e atividades da instituição.
O “Código de classificação e a Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos a atividades-MEIO do Poder Executivo Federal” foi elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), publicada sua atualização por meio da PORTARIA Nº 47, DE 14 DE FEVEREIRO DE 2020.
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Na Tabela de Temporalidade constam os prazos de guarda ("tempo de vida") dos documentos e seu destino, isto é, se o documento deve ser preservado permanentemente ou se pode ser eliminado, depois de cumprir seu prazo de vigência.  Tabela de Temp com borda.png)
O processo de eliminação só pode ocorrer, portanto, após a classificação e avaliação dos documentos, seguindo os instrumentos acima mencionados.
Aqueles que já cumpriram seu prazo de guarda, indicado na tabela de temporalidade, e que não são de guarda permanente, podem iniciar o processo de avaliação.
Vamos ao passo a passo? 
| 1º Passo | Entrar em contato com o Arquivo Geral para receber orientações sobre os códigos de classificação e a avaliação dos documentos do setor. |
| 2º Passo | Preencher a Listagem de Eliminação de Documentos. A listagem poderá ser baixada na aba “Formulários” do ARQGE. |
| 3º Passo | A listagem é submetida a CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos) para aprovação. Se houver a necessidade de algum ajuste, ela retorna ao setor para que os mesmos sejam feitos. |
| 4º Passo | A listagem é encaminhada ao Diretor Geral e submetida ao Conselho Diretor para aprovação. (Decreto nº10.148, de 02/12/2019, Art. 9º, V). |
| 5º Passo | Após aprovação é publicado um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União informando acerca desta eliminação. Após publicação, divulga-se no site da instituição para ciência de todos. Este procedimento visa dar transparência ao processo. (Resolução CONARQ nº44, de 14 de fevereiro de 2020, Art. 3º.) |
| 6º Passo | Cumprido o prazo de 30 a 45 dias, e se não houver manifestação de interesse é feito um Termo de Eliminação de Documentos, que registra informações da eliminação, com dados como data, quantidade de documentos, etc. O material sai do setor direto para firmas de reciclagem conveniadas com o Cefet/RJ para que os documentos sejam destruídos e descaracterizados. (Resolução CONARQ nº 40 de 09 de dezembro de 2014, Art. 4º). |
ATENÇÃO: Diante do despacho/decisão judicial no âmbito da AÇÃO CIVIL PÚBLICA Nº 5006596-71.2022.4.02.5101/RJ, que "Determina suspensão de eliminações de documentos públicos realizadas com base nos procedimentos do Decreto nº 10.148/2019, até ulterior decisão", as ações da CPAD em relação a eliminação de documentos estão suspensas temporariamente.
Caso o trâmite da eliminação de documentos, descrito acima, sofra alterações, após o julgamento da questão, faremos as devidas atualizações.
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