Boas práticas no SUAP: os riscos de escolher a tipologia processual errada

Na sequência das publicações sobre boas práticas administrativas no âmbito da gestão documental do Cefet/RJ (atual UFCIRJ), o Arquivo Geral (ARQGE) apresenta orientações sobre os riscos de escolher a tipologia processual errada no SUAP. A escolha correta é fundamental para garantir a adequada gestão dos documentos institucionais e evitar prejuízos à Administração Pública.

Quando a tipologia escolhida não corresponde ao conteúdo do processo, dois problemas podem ocorrer:

• acúmulo de documentos: registros podem permanecer armazenados por tempo indeterminado, ocupando espaço físico ou digital desnecessariamente e consumindo recursos institucionais;
• eliminação indevida: documentos importantes, que deveriam ser preservados permanentemente, podem ser eliminados por engano, causando a perda de informações, provas e parte da memória institucional.

Por isso, antes de abrir um processo no SUAP, verifique se a tipologia selecionada corresponde à finalidade da solicitação.

Em caso de dúvida, consulte os instrumentos de gestão de documentos disponíveis na página do Arquivo Geral ou entre em contato com o ARQGE pelos canais de atendimento.

Para saber mais, acesse o documento “Orientação técnica sobre a utilização de tipologias processuais no SUAP”.