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O que é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)?
O decreto nº 2.182 de 20 de março de 1997 determinou que deveriam ser constituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Já o decreto 10.148 de 02 de dezembro de 2019, embora tenha trazido mudanças em relação a CPAD, e ao processo de eliminação, manteve a finalidade da comissão (Art. 9º - caput): “orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final*, nos termos da legislação vigente [...]”.
[*Observação: Quanto à "destinação final", o decreto refere-se a eliminação ou a guarda permanente dos documentos. ]
Portanto, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Cefet-RJ tem um importante papel a cumprir. Avaliar e selecionar a documentação, reconhecer seus prazos de guarda e conduzir o processo de eliminação, quando for indicado, seguindo as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividades Meio e Fim da esfera federal. Após a análise e autorização da CPAD, a lista de eliminação é submetida à Direção da escola /Conselho Diretor, para que o processo seja validado e possa finalizar de forma correta, como determina a lei.
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A CPAD no Cefet/RJ A primeira Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Cefet-RJ foi instituída pela portaria Nº 009 de 08 de janeiro de 2007. No entanto, desde sua primeira formação, esta comissão vem se modificando e se adaptando ao dinamismo do Cefet-RJ. Com a movimentação de servidores, e mudanças institucionais, de tempos em tempos, a CPAD passa por processos de reestruturação e reconfiguração de seus membros. Assim, em 14 de setembro de 2015, houve uma nova constituição da CPAD, através da Portaria Nº 1.377. Em 29 de maio de 2017 e em 30 de julho de 2018 foram feitos novos ajustes na comissão, publicados por meio das Portaria nº 573 e nº 922, respectivamente. Atualmente com a saída de servidores da comissão, por processos de redistribuição, permuta, etc., a mesma está em novo processo de reconfiguração. |
Para saber mais sobre os procedimentos de eliminação ver CPAD e eliminação de documentos.
Lembramos que jogar fora documentos públicos sem que estes passem por um processo de avaliação baseada em critérios legais, é crime.
Veja as leis abaixo:
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Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor: Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular. BRASIL. Decreto- Lei nº 2.848, Art. 305, 07 de dezembro de 1940.Código Penal. Disponível em:http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del2848compilado.htm Acesso em: Dez 2020. |
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Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 25, Lei 8.159/1991. |
Ainda de acordo com o art. 9º do decreto 10.148/2019, a CPAD tem as seguintes competências, :
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I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional; |
Para maiores informações ou em caso de esclarecimentos, entre em contato com o Arquivo Geral do Cefet/RJ.
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A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Para ser legal, como fazer a eliminação de documentos?
No dia a dia de nosso trabalho, muitos documentos são gerados, expedidos, enviados, recebidos. E sabemos que não temos espaço suficiente para guardar toda essa documentação. Então o que fazer?
Para começo de conversa, podemos adiantar aquilo que NÃO podemos fazer:
Não podemos jogar fora documentos públicos, sem que estes passem antes, por um processo de avaliação e seleção, orientado e autorizado pela CPAD.
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A COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD) tem um papel fundamental na condução da avaliação e da seleção de documentos. É por meio destas ações que são identificados os documentos destinados à eliminação e seus prazos de guarda. Expirados os prazos prescricionais e precaucionais, estes podem ser incluídos em um processo de eliminação de documentos públicos de forma legal, autorizado pela CPAD e aprovado pela Alta Administração da instituição. (Mais informações, ver "O que é a CPAD?"). |
Então, como saber a temporalidade dos documentos e se eles podem ser eliminados ou não?
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Você sabia que cada documento possui um “tempo de vida” e que nem todos os documentos precisam ser guardados “para sempre”?
Nós chamamos esse tempo de “prazo de guarda” do documento. |
Para nos ajudar nesta tarefa nós contamos com instrumentos muito eficazes, que nos informam a classe e a temporalidade dos documentos das atividades MEIO e FIM da Administração Pública Federal:
| Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio/suporte do Poder Executivo federal | Código de classificação e a Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) |
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Você pode consultar e baixar os Instrumentos de Gestão de Documentos na página do Arquivo Geral:
https://www.cefet-rj.br/index.php/gestao-de-documentos/instrumentos-de-gestao-de-documentos-manuais .
O Código de Classificação (Código + Descritores) apresenta de forma esquematizada o contexto de produção dos documentos, divididos em classes, subclasses, etc., espelhando as funções e atividades da instituição.
O “Código de classificação e a Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos a atividades-MEIO do Poder Executivo Federal” foi atualizado em 2024 pela equipe técnica do Arquivo Nacional - órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA) - e teve sua nomenclatura modificada para "Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio/suporte do Poder Executivo federal".
Na Tabela de Temporalidade constam os prazos de guarda ("tempo de vida") dos documentos e seu destino, isto é, se o documento deve ser preservado permanentemente ou se pode ser eliminado, depois de cumprir seu prazo de vigência. Veja abaixo a imagem de um pequeno extrato da tabela.
O processo de eliminação só pode ocorrer, portanto, após a classificação e avaliação dos documentos, seguindo os instrumentos acima mencionados.
Aqueles que já cumpriram seu prazo de guarda, indicado na tabela de temporalidade, e que não são de guarda permanente, podem iniciar o processo de avaliação.
Vamos ao passo a passo resumido? 
| 1º Passo | Entrar em contato com o Arquivo Geral para receber orientações sobre os códigos de classificação e a avaliação dos documentos do setor. |
| 2º Passo | Preencher a Listagem de Eliminação de Documentos. |
| 3º Passo | A listagem é submetida a CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos) para aprovação. Se houver a necessidade de algum ajuste, ela retorna ao setor para que os mesmos sejam feitos. |
| 4º Passo | A listagem é encaminhada ao Diretor Geral e submetida ao Conselho Diretor para aprovação. (Decreto nº10.148, de 02/12/2019, Art. 9º, V). |
| 5º Passo | Após aprovação é publicado um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União informando acerca desta eliminação. Após publicação, divulga-se no site da instituição para ciência de todos. Este procedimento visa dar transparência ao processo. (Resolução CONARQ nº44, de 14 de fevereiro de 2020, Art. 3º.) |
| 6º Passo | Cumprido o prazo de 30 a 45 dias, e se não houver manifestação de interesse é feito um Termo de Eliminação de Documentos, que registra informações da eliminação, com dados como data, quantidade de documentos, etc. O material sai do setor direto para firmas de reciclagem conveniadas com o Cefet/RJ para que os documentos sejam destruídos e descaracterizados. (Resolução CONARQ nº 40 de 09 de dezembro de 2014, Art. 4º). |
O Arquivo Geral preparou uma cartilha para explicar detalhadamente o processo legal de eliminação de documentos.
Pode ser visualizado também o Bizage do Processo.
Veja abaixo:
| Bizage - Processo de Eliminação de Documentos |
| Fluxo do processo de eliminação de documentos SUAP |
| Cartilha de Eliminação de Documentos Arquivísticos do Cefet/RJ | |
| Cartilha de Eliminação de Documentos Arquivísticos 2025.pdf |  |
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Na subdivisão a seguir, são apresentadas três categorias de normativas.
1- Normativas Gerais - Leis, decretos, orientações que apresentem relação com a Gestão de Documentos; 
2- Normativas – Gestão Documental do Cefet/RJ - Instruções Normativas e orientações exaradas pelo Arquivo Geral para aprimoramento da Gestão Documental no Cefet/RJ;
3- Normativas do SUAP - Cefet/RJ - Instruções Normativas que visam ordenar a utilização do sistema de processos SUAP no Cefet/RJ.
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Uma instituição, qual seja o seu caráter, público ou privado, foi criada com uma determinada finalidade. De forma a cumprir seu propósito, suas funções são distribuídas internamente entre as suas unidades administrativas (departamentos, setores, etc). Cada unidade, dentro do seu universo de atuação, será responsável por gerir, no seu dia a dia, projetos, finanças, pessoas e também documentos.
E é preciso haver uma boa gestão de documentos, pois os eles registram as atividades realizadas e são fontes de prova e informações, independente do suporte (seja papel ou um HD)!
O que é, então, a gestão de documentos e que vantagens ela nos oferece?
De acordo com o Art. 3º da lei 8159, Gestão de Documentos é:
“o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
Isso quer dizer que os documentos também possuem um ciclo de vida, que são as diferentes fases pelas quais eles atravessam, até chegar ao seu destino final: eliminação ou guarda permanente.
| 1ª fase: CORRENTE | 2ª fase: INTERMEDIÁRIA | 3º fase: PERMANENTE |
| Esta é a fase em que os documentos são produzidos e estão tramitando para cumprir sua finalidade imediata (seja fiscal, legal ou administrativa). Os produtores têm maior necessidade de consultá-los, o que significa que que estes documentos precisam estar próximos a eles. É nessa fase que os documentos devem ser avaliados, determinando o prazo que permanecerão em cada etapa. | Nesta fase, os documentos já não são praticamente consultados. Estão aguardando sua destinação final: a eliminação ou guarda permanente. | Nesta fase, chegam os documentos cuja avaliação aponta para o reconhecimento de que seu valor extrapola os objetivos de prestação de contas imediatos (fiscal, administrativo ou legal). Ou seja, são documentos que apresentam valor histórico, legal, testemunhal, científico, e são considerados relevantes para preservação definitiva. São consultados para diferentes fins de pesquisa. |
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E para que os documentos possam chegar ao seu destino corretamente, a Gestão Documental abarca diferentes procedimentos que auxiliam a controlar e a gerenciar a documentação que é produzida.
Veja as ações da Gestão Documental e alguns de seus benefícios:
| Controle da produção documental | Padronizar documentos possibilita poupar tempo e esforços com a criação de novos documentos para antigas ações. |  |
| Classificação dos documentos | Organizar e agrupar conjuntos de documentos de acordo com um critério comum, não apenas ao setor, mas à instituição, possibilita uma linguagem comum a todos, o que implica em localizá-los mais rapidamente, além de facilitar a destinação de tais documentos. |  |
| Avaliação de documentos | A avaliação evita acúmulo desnecessário de documentos cujo prazo de vida já expirou. Isto é, ganho de tempo e espaço. |  |
| Preservação | Os documentos preservados de maneira adequada conservam a história, a trajetória da instituição e suas ações realizadas. |  |
Portanto, veja as vantagens a Gestão Documental garante:
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• Transparência das ações institucionais, mediante o registro correto dos documentos, sua possibilidade de recuperação e acesso pela sociedade. • Acesso mais rápido às informações. • Fortalecimento do exercício da cidadania. • Diminuição da massa documental acumulada. • Preservação dos documentos e informações relevantes. • Eliminação legal de documentos que expiraram seu prazo de guarda. • Otimização do espaço físico. • Preservação da memória institucional. • Auxilia o processo decisório. |
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* Entre em contato com o ARQUIVO GERAL, ou o arquivista de sua unidade, para pedir orientações sobre como gerir a documentação produzida/recebida/acumulada na sua unidade administrativa!
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