Boas práticas no SUAP: quando abrir um processo?

Em mais uma publicação sobre boas práticas administrativas no âmbito da gestão documental da instituição, o Arquivo Geral (ARQGE) apresenta orientações para a correta utilização das tipologias processuais no SUAP.

O segundo ponto destacado no documento “Orientação técnica sobre a utilização de tipologias processuais no SUAP” é a necessidade de avaliar, antes de tudo, se a solicitação realmente demanda a abertura de um processo. Além disso, é importante escolher a tipologia correta.

De acordo com a orientação, um processo pressupõe tramitação, análise de diferentes unidades administrativas e reunião de documentos relacionados entre si, que, em conjunto, dão sentido às decisões e comprovações produzidas.

Caso a demanda configure um processo, o passo seguinte é escolher a tipologia processual adequada. O assunto da solicitação deve ser compatível com a tipologia selecionada no SUAP.

Essa escolha é importante porque cada tipologia está vinculada a um código de classificação específico, que determina o prazo de guarda e a destinação dos documentos – eliminação ou guarda permanente.

Os códigos de classificação e os prazos de guarda podem ser encontrados nos instrumentos de gestão de documentos, disponíveis na página do Arquivo Geral . Em caso de dúvidas, entre em contato com o ARQGE pelos canais de atendimento.

Para saber mais, acesse o documento “Orientação técnica sobre a utilização de tipologias processuais no SUAP”.