Perguntas frequentes

 1. Quem são os responsáveis pelos documentos produzidos e recebidos pelo Cefet/RJ
Todos os servidores que integram a instituição são responsáveis pelos documentos produzidos e recebidos, em suas respectivas unidades administrativas, e tem o dever de zelar pela sua manutenção e preservação corretamente.

2. Como faço para ter acesso às informações sobre histórico escolar e dossiês de ex- alunos do Cefet/RJ?
O solicitante deverá entrar em contato com o Departamento de Registros Acadêmicos (DERAC). Caso o dossiê esteja sob a guarda do Arquivo Geral, o documento será separado e disponibilizado para consulta do Departamento, para que este faça a análise da documentação e responda a demanda do solicitante.

3. Posso eliminar documentos do meu setor sem comunicar a CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos)?
Não. Para que os documentos públicos possam ser eliminados, é necessário que passem por um trâmite legal, que valide e respalde esta eliminação. Entre em contato com o Arquivo Geral do Cefet/RJ e se informe melhor. Podem, ainda, ser encontradas informações sobre a eliminação de documentos na Página do Arquivo Geral (Eliminação de documentos).

4. Como é feita a pesquisa de documentos no Arquivo Geral?
Para realizar qualquer tipo de pesquisa é necessário realizar um agendamento prévio por meio do Sistema de Chamados https://chamados.cefet-rj.br/ .
No caso de pesquisas acadêmicas, o pesquisador poderá receber um formulário por e-mail, para que possa informar dados de sua pesquisa, de forma que o Arquivo Geral possa otimizar o processo de busca no acervo (ainda em tratamento) e separar a documentação em conformidade com os objetivos informados.
No caso de pesquisas administrativas, o servidor/funcionário deverá enviar sua solicitação via E-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. ou Sistema de Chamados https://chamados.cefet-rj.br/ .
Após a documentação ser disponibilizada, um servidor da unidade responsável pela produção do documento, deverá ser designado para realizar a consulta e avaliar quais documentos são pertinentes ao tipo de busca solicitada pelo usuário.
O Arquivo Geral concederá empréstimo dos Documentos Intermediários à unidade de origem documental, quando for necessário para suas atividades administrativas. Os Documentos Permanentes, de valor histórico, estão disponíveis para consulta, mas não para empréstimo às unidades administrativas. O Público Externo (Pesquisador) pode ter acesso apenas a consulta dos documentos permanentes.

5. O Arquivo Geral emite certidões probatórias?
Não. O Arquivo Geral disponibiliza documentos que estejam sob a sua guarda, para que a unidade administrativa responsável por essas emissões realize a análise, e a partir dela, possa dar seu parecer, deferindo ou não o direito de conceder a certidão.

6. Como funciona a reprodução de documentos?
O pesquisador pode fotografar sem o uso do flash os documentos consultados no Arquivo Geral.

7. Como é feita a orientação técnica do Arquivo Geral?
O Arquivo Geral presta orientação técnica no que diz respeito às atividades de gestão documental dos documentos produzidos e recebidos pelo Cefet/RJ.
Caso haja alguma necessidade de orientação, basta enviar uma mensagem eletrônica para O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. . Dependendo da necessidade poderá ser agendada uma visita técnica e/ou reunião com a unidade administrativa solicitante. Questões simples poderão ser, ainda, respondidas no próprio e-mail.

8. Como faço para organizar os documentos produzidos pelo meu setor?
Consulte o Manual de Gestão de Documentos do Cefet/RJ. Lá pode ser encontrado todo um passo a passo para te ajudar! E qualquer dúvida, entre em contato com o Arquivo Geral!